Llevo meses explicando en formaciones y consultorías cómo usar IA en empresas B2B. Y la pregunta que más se repite no es «qué herramienta me recomiendas». Es otra, más incómoda: «Ya, pero es que hay Chat, Projects, Cowork, Code, NotebookLM… ¿por dónde empiezo?»
La confusión es normal. Cada semana sale un tutorial nuevo sobre una pieza concreta. Cómo usar Projects. Para qué sirve Cowork. Qué son las Skills. Cómo automatizar con Claude Code. Todo fragmentado, todo dirigido a gente que ya sabe de tecnología, y nada pensado para un gerente de PYME que tiene 40 minutos libres a la semana entre presupuestos, obra y la gestoría.
Lo que falta es un mapa. Algo que responda: «¿qué parte uso para qué, y cómo encajan entre sí?» Eso es lo que voy a explicar aquí, con un ejemplo de empresa que podría ser la de cualquiera de mis alumnos.
Breogán Instalacións Integrais: el conejillo de indias
Breogán es una empresa de instalaciones de Lugo. Diez personas: Anxo (el gerente), dos técnicos de proyectos, cinco oficiales, una administrativa y un aprendiz. Hacen eléctrica, gas, fontanería, climatización y protección contra incendios. Trabajan con viviendas, comunidades de vecinos, pequeños comercios y algún taller industrial.
Sus problemas no son tecnológicos. Son de tiempo. Anxo pasa dos horas cada día con papeles que no son su trabajo: redactar presupuestos desde cero para cada cliente, buscar en el REBT qué ITC aplica a una instalación con bomba de calor, preparar informes para inspecciones de gas que repiten la misma estructura mes tras mes, responder correos de comunidades preguntando por el estado de una obra.
Breogán factura bien. Pero Anxo trabaja 12 horas al día. Y cuando se pone enfermo, la empresa se para.
Lo que voy a contarte es cómo Breogán puede montar un sistema con IA que le quite de encima las tareas repetitivas sin contratar a nadie, sin aprender a programar y sin pagar más de 20 euros al mes.
Capa 1: Projects (el cerebro que conoce tu empresa)
Un Project de Claude es un espacio de trabajo con memoria. Le cargas documentos, le escribes instrucciones permanentes, y cada conversación dentro de ese Project parte de ese contexto. No tienes que repetirle quién eres ni a qué te dedicas cada vez.
Para Breogán, esto cambia una cosa muy concreta: los presupuestos.
Anxo crea un Project llamado «Presupuestos Breogán». En las instrucciones permanentes escribe:
«Eres el asistente de presupuestos de Breogán Instalacións Integrais. Nuestra empresa hace instalaciones eléctricas, de gas, fontanería, climatización y PCI en la provincia de Lugo. Los presupuestos llevan siempre: datos del cliente, descripción de los trabajos, desglose de materiales con precio unitario, mano de obra por horas, IVA al 10% para vivienda particular y 21% para empresa, condiciones de garantía (2 años mano de obra, garantía de fabricante en equipos), plazo de ejecución estimado y forma de pago (50% inicio, 50% fin de obra).»
Le adjunta al Project: su plantilla de presupuesto actual (un Word que lleva usando tres años), su lista de precios de materiales del distribuidor, y las condiciones generales que siempre copia y pega al final.
A partir de ahí, cuando un cliente le pide presupuesto para cambiar la caldera de gas por aerotermia en un piso, Anxo entra al Project y escribe: «Presupuesto para María López, Rúa Nova 15, 3ºB, Lugo. Sustitución de caldera de gas por sistema de aerotermia aire-agua. Vivienda de 90m2, radiadores existentes. Incluir desinstalación caldera, instalación unidad exterior e interior, conexión a circuito de radiadores, puesta en marcha y legalización.»
Claude genera un borrador completo con estructura, precios aproximados basados en la lista adjunta, IVA correcto, condiciones de garantía, y plazo estimado. Anxo revisa, ajusta dos precios que han cambiado, y lo envía. Lo que antes llevaba 45 minutos ahora lleva 10.
Un Project. Un espacio. Contexto permanente. Eso es la Capa 1.
Breogán puede tener varios Projects: uno para presupuestos, otro para comunicaciones con comunidades de vecinos, otro para informes de inspección. Cada uno con sus documentos y sus instrucciones. Claude recuerda lo que le has dicho dentro de cada Project gracias a la Project Memory, que acumula contexto entre conversaciones.
Esto es exactamente lo que expliqué en el primer artículo del blog («Cómo configurar tu Claude para que conozca tu negocio sin tocar una línea de código«). Si no lo has leído, empieza por ahí. Los Projects son la base de todo lo dem��s.
Capa 2: Skills (los procesos de tu empresa convertidos en instrucciones reutilizables)
Un Project da contexto. Una Skill da procedimiento.
Una Skill es un archivo de texto (.md) que le dice a Claude exactamente cómo ejecutar una tarea. Tiene tres partes: el procedimiento (qué pasos seguir), las plantillas (qué formato debe tener el resultado), y las referencias (qué documentos consultar).
Esto es lo que convierte a Claude de «chatbot que responde preguntas» en «sistema que ejecuta procesos».
Para Breogán, la Skill que más ha cambiado las cosas es la de informes de inspección de gas. Anxo adjunta al Project la estructura tipo de informe (la misma que lleva usando dos años), las referencias normativas que siempre cita (RD 919/2006, UNE 60670, RITE), y una Skill que dice: «Cuando te pida un informe de inspección, sigue esta estructura, rellena los campos técnicos con los datos que te dé, incluye las referencias normativas aplicables y genera el informe completo en formato listo para copiar a Word.» Lo que antes eran 90 minutos de copiar-pegar-adaptar ahora son 15 minutos de revisión.
La otra que le ha quitado un peso enorme es la de respuesta a comunidades de vecinos. Las comunidades escriben el mismo tipo de correos: «¿Cuándo termináis?», «¿Por qué no ha venido nadie hoy?», «El presupuesto del ascensor es muy caro». La Skill define el tono (profesional pero cercano, sin tecnicismos i
ecesarios), la estructura (acuse de recibo, estado actual, próximo paso, plazo), y las frases que Anxo siempre quiere incluir. Claude redacta el borrador, Anxo lo lee en 30 segundos y lo envía. Antes tardaba 15 minutos por correo porque le daba mil vueltas al tono.
También tiene una para comparar ofertas de proveedores. Cuando pide precio a tres distribuidores para un lote de material, la Skill extrae los datos de cada oferta (si se la pegas o adjuntas), los organiza en tabla comparativa con precio unitario, plazo de entrega, condiciones de pago y garantía, y añade una recomendación basada en criterios que Anxo ha definido (precio total ponderado al 60%, plazo al 25%, condiciones al 15%). De dos horas de Excel a menos de veinte minutos.
Y una que parece menor pero que ha tenido un efecto inesperado: las actas de visita de obra. El oficial llega, dicta al móvil lo que ve (o escribe cuatro líneas en WhatsApp al grupo), y Anxo pega ese texto en Claude con la Skill activada. Claude genera un acta formal con fecha, ubicación, asistentes, observaciones técnicas y acciones pendientes. Lo que antes no se hacía (porque nadie tiene tiempo de redactar actas) ahora se documenta siempre. Y eso, ante una reclamación, vale oro.
Las Skills se pueden compartir. Si Anxo crea una Skill buena para informes de inspección, puede pasársela a sus técnicos para que la usen en sus propios Projects. No necesitan Claude Code para esto. Es un archivo de texto que se adjunta al Project.
Capa 3: Cowork (el que trabaja mientras tú estás en obra)
Cowork es un agente autónomo dentro de Claude Desktop. Le das una tarea y la ejecuta solo, sin que tengas que supervisar cada paso. Trabaja con los archivos de tu ordenador: lee PDFs, crea documentos, organiza carpetas.
Para Breogán, Cowork resuelve un problema específico: las tareas largas que requieren procesar muchos documentos.
Ejemplo real: al final de cada trimestre, la administrativa de Breogán tiene que recopilar las facturas de 15 proveedores, extraer importes, clasificar por categoría (material eléctrico, fontanería, herramienta, subcontratas), y preparar un resumen para la gestoría. Son entre 4 y 6 horas de trabajo. Con Cowork, la administrativa mete las facturas en PDF en una carpeta, le dice «lee todas las facturas, extrae proveedor, importe, IVA, fecha y categoría, y genera un Excel con totales por categoría y por mes», y se va a hacer otra cosa. Cuando vuelve, el Excel está listo para revisar.
Cowork no es para todo el mundo ni para todo. Funciona bien cuando hay volumen (muchos documentos, mucha repetición) y cuando el resultado no es crítico sin revisión (no le dejes generar un certificado de instalación sin leerlo). Es la capa que activas cuando los Projects y las Skills ya te funcionan y necesitas escalar.
Cowork está incluido en la suscripción Pro de Claude (20 euros al mes). Si le das un uso intensivo diario, puede quedarse corto y necesitarás el plan Max. Para Breogán, con uso moderado (2-3 tareas largas por semana), el Pro va sobrado.
Capa 4: NotebookLM (tu normativa siempre consultable)
NotebookLM es de Google, no de Claude. Lo incluyo aquí porque completa el sistema de una forma que Claude solo no puede.
NotebookLM funciona así: le subes documentos (PDFs, webs, vídeos) y se convierte en un experto de esos documentos. Solo responde con lo que está en tus fuentes. No se inventa nada. Y cita exactamente de dónde saca cada respuesta.
Para Breogán esto resuelve un dolor muy concreto: la consulta normativa en obra.
Anxo crea un notebook con el REBT completo (todas las ITC-BT en PDF), las guías técnicas de aplicación, y el RD 842/2002 actualizado. Cuando está en una obra y le surge una duda sobre la ITC-BT-52 (puntos de recarga de vehículo eléctrico en un garaje comunitario), abre NotebookLM en el móvil y pregunta: «¿Qué protecciones exige la ITC-BT-52 para una instalación de recarga en garaje comunitario con 12 plazas?» La respuesta llega con citas exactas del documento y número de página.
Puede hacer lo mismo con la normativa de gas (RD 919/2006, UNE 60670), con el RITE para climatización, con el RSCI para protección contra incendios. Un notebook por área normativa.
NotebookLM es gratuito. Tiene un plan de pago (19,99 dólares al mes) que amplía límites, pero para el uso de Breogán el plan gratuito (50 fuentes por notebook) es más que suficiente.
Aviso: NotebookLM no interpreta la norma, la cita. La interpretación sigue siendo del técnico. Si cargas un reglamento mal escaneado o una versión no consolidada, las respuestas serán imprecisas. Sube siempre la versión más reciente y en buena calidad.
¿Y Claude Code?
Existe. Es potente. Vive en la terminal del ordenador y puede automatizar cosas que ninguna de las capas anteriores puede hacer: conectar Claude con APIs externas, crear scripts que se ejecutan solos, integrar sistemas.
Para Breogán, hoy, no tiene sentido. Requiere abrir una terminal, escribir comandos, entender conceptos de programación. El día que Anxo necesite conectar Claude con su software de gestión de obras o automatizar el envío de informes por correo cada semana a las 8 de la mañana, ahí entra Claude Code. O mejor: ahí entra un consultor que lo monte por él.
Claude Code es la puerta avanzada. No es por donde se empieza.
Cómo empezar esta semana
Paso uno: abre Claude (claude.ai, 20 euros al mes el plan Pro), crea un Project, y escribe las instrucciones permanentes de tu proceso más repetitivo. Si eres instalador, empieza por los presupuestos. Si eres despacho profesional, empieza por las cartas tipo a clientes. Si eres agencia, empieza por los briefings de proyecto.
Paso dos: la semana siguiente, convierte tu mejor proceso en una Skill. Escribe el procedimiento, adjunta la plantilla, y lista las referencias. Pruébala cinco veces con casos reales y ajusta lo que falle. Una Skill buena se afina con uso, no con teoría.
Paso tres: crea un notebook en NotebookLM con la normativa que consultas más a menudo. Súbela en PDF, haz tres preguntas de prueba, y verifica que las citas coinciden con lo que tú ya sabes. Si coinciden, ya tienes tu asesor normativo de bolsillo.
Cowork lo dejas para el mes dos, cuando ya tengas claro qué tareas son repetitivas y de volumen. Claude Code lo dejas para cuando el sistema se quede corto y necesites automatización real. O para cuando me llames a mí.
Los límites (que conviene saber antes de confiar demasiado)
Claude no calcula secciones de cable. No dimensiona una instalación de gas. No firma un certificado.
Puede equivocarse con datos numéricos. Puede inventar una referencia normativa que suena perfecta pero no existe (se llaman alucinaciones, y pasan). Puede generar un presupuesto con un precio de 2019 si el documento que le diste tiene esa fecha.
Verifica siempre los datos críticos. Verifica siempre las citas normativas. Y si algo te suena raro, probablemente lo es.
La IA te quita el trabajo burocrático. El criterio técnico sigue siendo tuyo. Y eso es exactamente lo que vale: que tú sabes interpretar la norma, y Claude te la busca en cinco segundos en vez de quince minutos.
Lo que viene después
Este artículo es la pieza de arranque. En las próximas semanas voy a publicar casos concretos para cada sector: cómo montar el notebook de normativa eléctrica con el REBT completo, cómo crear Skills para despachos profesionales, cómo usar Cowork para procesar documentación contable. Cada pieza se cuelga de este marco.
Si quieres la plantilla con los cuatro Projects de arranque que uso en mis formaciones (presupuestos, comunicaciones, informes técnicos y consulta normativa), déjame tu email y te la envío. Y si prefieres que montemos el sistema juntos para tu empresa, eso es lo que hago en las formaciones de ON3GA.
Pero antes de pensar en el curso, prueba el paso uno. Hoy. Tarda 20 minutos. Mañana por la mañana, cuando tengas que hacer un presupuesto, ábrelo dentro del Project en vez de desde cero. Si el borrador que te genera te ahorra aunque sea media hora, ya sabes que el sistema funciona. Y si no, me escribes y me cuentas qué ha fallado.»
Llévate la plantilla: 4 Projects de IA listos para tu PYME
Tres Projects de Claude (Presupuestos, Comunicaciones, Informes técnicos) y un Notebook de NotebookLM, con instrucciones permanentes listas para copiar-pegar, documentos recomendados y una primera conversación de prueba para cada uno. Gratis.
